广东省交通建设监理检测协会

秘书处管理制度

第一章 总 则

为确保协会稳健发展，高效运转，根据协会章程的规定，特制定本制度。

凡协会秘书处工作人员应遵守国家法律法规和相应的规章制度外，均需要遵守本制度规定。

第二章  协会组织结构

一、协会组织机构框图

二、秘书处各部门工作职责

协会秘书处是协会常务理事会的办事机构，由秘书长主持日常工作，副秘书长协助，配置必要的机构和人员开展工作。秘书处对常务理事会负责，定期或随时向理事长汇报工作。

（一）秘书处职责权限

1、处理协会日常工作；

2、对常务理事会负责，

3、定期向常务理事会报告工作。

（二）秘书长职责权限

1、主持秘书处开展日常工作，组织实施年度工作计划；

2、组织协调本协会内设机构开展工作；

3、提出副秘书长以及各办事机构、内设机构等主要负责人人选，提交常务理事会决定；

4、决定办事机构、内设机构专职工作人员的聘用；

5、处理其他日常事务。

（三）综合部职责权限

1、负责协会人事、劳资管理；

2、负责协会财务及资产管理。

3、负责协会印章、证照管理。

4、负责汇编协会的各种规章制度及管理办法。

5、担任理事长办公会议记录。

6、起草或协助有关部门起草文件、信函。

7、办理往来文件及主要文书的收发、分类、立卷、归档、登录、调阅。

8、负责协会的后勤保障工作，网络及办公设备设备的维护管理。

9、负责协会的日常行政管理。

10、负责接待来访，承办会务。

11、协助其他部门的工作。

12、完成理事长和秘书长交办的其他工作。

（四）业务部职责权限

1、负责协会对外的培训工作。

2、根据需要及省主管部门的安排，协助省主管部门办理监理、检测人员资格考试具体工作。

3、根据需要及省主管部门的安排，协助省主管部门对监理、检测单位和监理、检测人员的资质进行动态管理。

4、根据需要及省主管部门的安排，协助省主管部门对企业资质进行初审、年检和复评工作。

5、根据需要及省主管部门的安排，负责监理、检测安全生产人员考评、安全生产标准化考评。

6、组织监理、检测业务调研。

7、组织会员单位交流监理、检测工作经验。

8、推广先进的监理、检测技术。

9、协助完成其他部门的工作。

10、完成理事长和秘书长交办的其他工作。

（五）联络部职责权限

1、负责协会与政府、会员、兄弟协会及国内相关组织的联络、协调、沟通。

2、负责新会员，包括个人会员的发展与会费的收缴。

3、负责入会申请登记、报批、发证工作。

4、组织对外交流与合作。

5、负责办理协会的登记、注册、年审、变更。

6、协助完成其他部门的工作。

7、完成理事长和秘书长交办的其他工作。

第三章 协会管理工作制度

一、办公室管理制度

（一） 日常管理

1、配备的办公设施专人专用，不准私自调换，使用者应负责保持办公设施的完好，人为损坏由使用者全额赔偿。

2、所有办公室的门钥匙统一由综合部统一保管一套，留作应急使用。

3、办公室内的办公物品要摆放整洁、有序，严禁存放私人物品。

（二）办公管理

1、工作时间办公室内严禁私人会客，公务客人经接待人允许,须经门卫登记后方可会客。

2、工作时间内不得从事与正常工作无关的事情。

3、严禁利用办公设施从事与工作无关的事情。

4、工作时间要求仪表端正、服饰整洁，保持良好的工作热情和精神风貌。

5、各部门负责本办公室内的卫生，要始终保持墙面、地面、门窗及办公设施的整洁，做到无尘、无污迹。

（三）公共设施管理

1、要爱护办公楼内的公共设施，对公共设施要进行正常操作和使用。由于使用不当造成的损失，要予以赔偿。

2、公共设施如上下水、暖气、电梯、电线、照明、网线、服务器等分别由综合部定期检查、维护、维修，发现问题及时处理，避免造成更大的损失。

3、由于工作不负责任造成公共设施损失要追究相关人员的责任。

（四）安全防火制度

1、按照“谁主管谁负责”的原则，各部门应当对本部门的安全防火工作全面负责。遵守防火制度和安全操作规程，不准私拉乱接临时电源、线路和增设电器设备。

2、保安员负责全楼24小时安全保卫。

3、所有办公室必须做到人走灯灭，关好门窗，关闭所有电器设备。

二、物资设备管理制度

（一）物资设备管理总体原则

协会物资设备管理实行综合部和设备使用单位二级负责制。各部门作为物资管理的基层单位，应配备兼职人员负责管理物资设备。

（二）物资设备范围的界定

1、单价在5000元以上，耐用年限在一年以上，使用过程中基本保持原有物质形态的生活、行政等设备，列入固定资产管理范围。

2、单价在5000元以下的仪器设备，使用年限在一年以下的列入低值易耗品管理范围。

3、凡单价在5000元以上的固定资产需填写固定资产使用档案。

（三）物资设备的购置

1、固定资产和列入固定资产管理的物资，由部门年初提出计划交综合部, 由秘书长或理事长批准后统一采购。

2、各部门办公用品申请，需在年初提出申请计划，并经秘书长审批后，由综合部统一购买。

（四）物资设备的入库报销

1、物资入库时，综合部要依据实物和发票认真核对，确认无误后方可验收入库。

2、物资入库前不办理验收手续，不得动用。

（五）物资设备的领用出库

1、物资设备出库必须按经批准的计划和出库凭证进行。

2、领用人员填写领用单后，方可出库。

（六）物资设备的保管

1、各部门领(借)用的固定资产和列入固定资产管理的物资，要指定专人保管，并定期保养、维修。

2、一般备品、设备的外借、转卖、处理，单位价值5000元以内的，由秘书长批准；5000元以上的由理事长批准。

3、个人借领物品除正常报废磨损外，凡丢失、损坏的要由当事人写出检查报告，视情节和经济损失额确定赔款或给予批评、处分。

4、固定资产和列入固定资产管理的废旧物资，由综合部按相关规定报秘书长研究批准后统一处理。

（七）物资设备的维修与保养

1、设备使用部门对设备要责成专人做好日常的维护工作，根据设备的不同使用要求，分别做好维修保养工作，并做好维修保养记录，确保设备处于完好的使用状态。

2、综合部在设备保修期内负责监督和检查产品经销商是否认真落实和履行产品购货合同的售后服务内容。对仪器设备使用情况进行记录并存档。 

（八）物资设备的帐、物管理

1、综合部对物资设备进行编号登记，建立物资设备分类分户明细总账，使用部门建立物资设备明细账。要做到账、技术资料齐全。财务部门应根据设备管理员开出的固定资产计帐凭证办理报销手续，并按一级分类要求建立固定资产明细账。

2、各部门每年都要认真清点物资设备的数量，核对并检查物资设备状况，综合部每年对各使用单位的设备清查一次，要求做到账、物相符；并每年与财务对账一次，保持账账相符。物资设备的增减变动，以综合部开出的验收单、调拨单为凭据。

3、综合部对物资设备负有监督职责，对无正当理由长期闲置不用、使用不合理或利用率低下的物资设备，应由综合部部长及时提出处理意见。机构变动时，由综合部对物资设备进行统一调配。

4、使用部门必须指定专人负责物资设备的管理工作，对不遵守规定，造成物资设备丢失、损坏者，应按有关规定进行赔偿，并受到相应的处分。

（九）物资设备的变更

1、物资设备的变更，系指协会内部物资设备的调拨、出售、报损、报废、改造等。物资设备的变更应按审批权限严格审批。

2、协会内调拨的设备由综合部办理交接调拨手续，按原值调账。

3、需报废处置的物资设备，应由使用部门提出申请，经过慎重的技术鉴定，填写《固定资产报废申请表》，综合部核准，秘书长批准。报废申请表一式三份，其中一份由使用单位保管，一份交综合部存档，一份交财务作为减少设备依据。报废申请表需由申请部门经手人、负责人签字；综合部部长签字；秘书长签字。

根据批准的申请单，保管使用单位，综合部，财务应及时共同减少设备账。

4、经批准报废、报损、多余积压的仪器设备均由综合部负责回收、调剂、处理，变价收入交协会财务，列入协会物资设备维修基金，用于协会物资设备的维修或更新。

（十）物资设备损坏、丢失的赔偿处理办法

1、凡因责任事故造成损坏丢失的，原则上应赔偿。对不爱护协会设备、不负责任、违反操作规程、发生事故隐瞒不报、推脱责任后果严重的，除责令赔偿外，应根据具体情节给予批评教育、行政处分直至依法处理。

2、由于下列管理不当的原因，发生责任事故，造成仪器设备损失，应予赔偿。

⑴工作失职、不负责任、不遵守操作规程、不按要求进行工作。

⑵未经批准，擅自动用仪器设备或改拆仪器设备。

⑶保管不当、搬运不慎、领发、外借不按规定造成的损失或丢失。

⑷尚未掌握操作技术、设备性能及使用方法、轻率动用仪器设备。

⑸由于不遵守规章制度等主观原因造成仪器的损坏或丢失。

3、由于下列客观原因造成物资设备的损失，经鉴定或有领导证实可不赔偿。

⑴因仪器设备本身的缺陷引起损坏的。

⑵使用年久，接近报废程度，在正常使用时发生的损坏；经批准试用的新仪器设备，在操作或检修时，虽采取预防措施，仍未能避免的损失。

⑶由其他客观原因造成的意外损失。

4、处理办法

⑴发生损坏丢失设备，必须立即报告，迅速查明原因，分清责任，及时处理，重大事故应保护现场，设备使用单位出具详细的书面报告，由协会组织专人严格审查处理。

⑵赔偿费由协会根据确定的赔偿金额及本人经济情况，确定一次偿还或分期偿还，如赔偿人经济上确有很大困难，可提出申请，经有关部门调查证明，可以缓期偿还或适当减免。

⑶确定赔偿金额的偿还日期后，由赔偿人所在部门按期负责催缴，协会财务部门负责收款，并经常督促检查偿还情况，如无故拖延，协会可采取适当的行政措施。

⑷赔偿费应用于设备修理及补充新设备的购置费。

5、赔偿处理数额审批

⑴设备损失在5000元以下的，由仪器设备使用部门提出处理意见，秘书长审批。

⑵设备损失在5000元以上的，由理事长审批。

三、职工请（休）假制度

（一）本协会的工作日为每周五天。工作人员每月工作应出满勤，坚持不迟到、不早退、不允许擅自离开工作岗位。

（二）请假要求：

工作人员外出办事需先经部门负责人同意，如不说明原因，则按旷工论处。请假必须填《请（休）假审批单》后离岗，并按时返回工作岗位。如遇意外情况不能按时返回时，需提前电话、信函续假，经领导同意后方可有效。

（三）销假：职工假满返回工作岗位后，应及时到综合部销假。

（四） 凡不执行请假者，均示为旷工。

（五）法定节日休假和有关规定的假期，按国家统一规定执行。

（六）年休假：协会正式工作人员连续工作一年以上的享受带薪年休假5-15天（视具体情况决定）。

（七）由于工作原因需要加班，则可以在半年有效期内其它任何时间补休假。

（八）事假：工作人员请事假要提出书面申请，经秘书长签字同意方可休假，否则按旷工处理。事假期间停发所有工资。

（九）病假：员工因病须治疗或休息的可请病假，三日内由秘书长准假，三日以上报理事长批准，并须持三级及以上医院开具的诊断。　　

（十）婚假：男女双方均到已婚年龄的，给三天婚假；男女双方达到晚婚年龄的初婚青年，给两周婚假（包括双休日）；再婚的均给假3天。婚嫁时间另加所需路程天数。

（十一）产假：按照国家相关规定执行。

（十二）借用人员在协会工作期间适用本协会考勤、休假制度。

四、档案管理制度

（一）立卷归档制度

1、综合部根据归档范围，将文件、材料收集齐全、完整，按照有关规定进行整理、立卷、归档。

2、立卷归档

⑴案卷、文件应按照文件材料自然形成规律，保持文件之间的历史联系，按规定分类立卷。

⑵分类清楚、准确、系统。

⑶卷内文件排列系统有条理。

⑷按保管期限表规定，确定案卷、文件的保管期限。

⑸案卷标题简明扼要，准确地反映出卷内文件的主要内容。

⑹案卷、文件装订牢固、整洁、规范。

⑺卷盒封面书写，按规定填写准确、齐全、字迹书写清楚。

⑻文书档案、财务档案等要按规定编制目录打印一式三分，在移交案卷的同时将目录一并移交综合部归档。

⑼归档的声像材料应保持清晰、整洁、各种不同载体的声像材料应分别保管。每一盘（盒、张）声像图片材料应标明保管期限以及所记录的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等必要的文字说明。

3、归档时间

文书档案由综合部按有关规定整理立卷归档，在第二年四月底前完成统一整理立卷归档工作。会计档案由财务人员按有关规定立卷、归档、管理。

（二）档案保密制度

1、认真遵守国家有关档案保密法律和法规。

2、档案要按绝密、机密、秘密等级区别管理与应用。

3、档案室的档案，非档案管理人员不得随意翻阅、查阅和借用，一般档案材料，由档案人员直接提供利用，属于机密和绝密级档案，须经综合部部长同意，按供阅范围使用。

4、档案递送，要严密包装加封，由专人邮寄或二人携带，并在递送单上签字负责。

5、综合部部长要定期检查保密工作，发现泄密和丢失现象要追查责任进行处理。

（三）档案复制制度

1、涉密档案必须经综合部部长批准复制后加盖公章。

2、工作中经常需要的设备技术图纸等档案资料由综合部负责组织安排复制副本，以保证供应。

3、破损档案复制，由综合部组织办理。

4、档案复制必须保证清晰完整无错漏。

（四）档案统计制度

1、建立健全档案统计台帐，做到档案目录，案卷数目与台帐相符。

2、按规定填写档案收入和移出登记簿、案卷综合统计簿。及时把收入和移出的档案分别进行登记。

3、每年年末对库存档案的数量、收入、移出、修复、复制、销毁、利用情况进行登记。

（五）档案鉴定制度

1、档案鉴定工作以档案部门为主，在主管经理领导下组织有关人员组成鉴定小组进行工作。

2、档案鉴定工作一般五年进行一次。

3、鉴定为保存到期的档案，鉴定档案的总目录由档案室提出。

4、鉴定的标准为国家有关规定和省交通运输厅规定。

5、鉴定小组无法对到期的档案材料确定是否有保留价值时，必须请上级档案部门协助认定后，方可做出鉴定结论。

（六）档案安全防护制度

1、无论在任何场合下，绝对不准私自泄露党和国家机密。

2、接待查档时，按规定办理。不该提供的不提供，需要领导审批的档案，必须领导批示后方可提供利用。

3、严格库房管理，他人不准擅入库房，时刻保持高度警惕，每天下班前要认真关好门窗。

4、节假日前要将外面未处理完毕的档案、资料清理入库。

5、任何人不得将档案及有关资料带入公共场所，以防丢失和泄密。

6、经常检查档案保密情况，发现问题及时向主管领导报告。

7、遵守国家《保密法》，认真贯彻执行国家交通部的保密法规，做好保密工作。综合部在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

 (七）档案销毁制度

1、综合部要按照档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。

 2、文书档案的鉴定工作要在综合部部长的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

 3、鉴定工作结束后，应由档案部门和有关业务部门共同提出档案鉴定工作报告，编写档案销毁清册，经协会领导签字批准后，方能销毁，并上报上级档案部门备案。

 4、销毁档案时，要指定两个监销人，监销人应在档案销毁清册上签字并注明“已销毁”字样。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。